Des conseils pour aider les entrepreneurs à mieux se retrouver avec la gouvernance et la création d’un conseil d’administration

Le point de vue de Déborah Cherenfant et Alan MacIntosh

La gouvernance n’est pas toujours le premier élément auquel on pense lorsqu’on se lance en affaires. Il y a des entrepreneur.e.s qui voient l’importance de mettre en place rapidement des mécanismes de gouvernance efficaces alors que d’autres voient ça comme un mal nécessaire à gérer au dernier moment. Vous reconnaissez-vous dans l’un ou l’autre de ces profils ?

Dans tous les cas, c’est un concept qui est trop souvent associé au simple fait de créer un conseil d’administration alors que c’est plutôt une notion qui transcende la gestion d’une entreprise. Elle a d’ailleurs le potentiel d’offrir beaucoup de valeur à votre organisation si vous savez comment en tirer profit.  

Dans le cadre de nos Mercredis Startup, nous avons discuté des bonnes pratiques à mettre en place en matière de gouvernance avec Déborah Cherenfant, Directrice Québec, TD et Alan MacIntosh, Associé fondateur, Real Ventures, tous deux membres du conseil d’administration de Bonjour Startup Montréal. Un sujet riche en contenu qui gagne à être plus souvent discuté.

Démystifier le concept de gouvernance

Souvent la gouvernance n’apparaît pas comme essentielle dans les débuts d’une entreprise. On se concentre sur le produit ou le service que l’on souhaite offrir et sur le marché que l’on veut conquérir et c’est normal ! Toutefois, avoir un conseil d’administration peut devenir rapidement un pilier stratégique du développement de votre startup.

Un conseil d’administration vous aide à demeurer aligné sur vos objectifs et votre vision. Il joue un rôle de premier plan dans l’intégrité de vos opérations et dans le respect des lois en vigueur. Il représente aussi un réseau à l’extérieur de votre entreprise qui est là pour vous appuyer dans l’élaboration de vos grandes orientations. Il s’assure ensuite de vous faire garder le cap, même dans la tourmente, comme le ferait un phare pour un navire.

« Il faut aborder la gouvernance comme un muscle de votre entreprise que vous devez entraîner tôt si vous souhaitez qu’il soit en forme dans les moments clés où vous aurez besoin de lui. Il faut éviter le plus possible d’attendre d’être en mode urgence ou d’aborder la gouvernance comme une obligation désagréable. Choisissez de manière consciente le type de gouvernance que vous souhaitez avoir. »

Comment aborder la question de la gouvernance quand on commence ?

Il est important de souligner d’entrée de jeu que la création d’un conseil d’administration est un processus dynamique qui va évoluer avec votre entreprise. Il sera d’abord composé de quelques personnes (3 à 5) et pourra ensuite être une entité plus imposante selon les ambitions que vous avez pour votre entreprise.

À quel moment doit-on mettre en place un conseil d’administration ?

Il n’est jamais trop tôt pour y penser. Dans les premiers balbutiements de votre entreprise, c’est un élément qui peut amener des forces vives que vous n’avez pas nécessairement dans votre équipe. Ça peut donc être dès la phase précommerciale ou, si vous souhaitez y réfléchir plus longtemps, vous pouvez attendre le premier financement, mais assurez-vous d’être déjà bien préparé.e à recruter vos membres.

Pour ce faire, vous devrez anticiper la structure que vous souhaitez donner à votre conseil d’administration et choisir des gens qui vont donner de la valeur à votre projet.

À quoi devons-nous penser lorsque l’on recrute les membres de son conseil d’administration ?

1. Assurez-vous d’avoir des profils variés qui vous donneront accès à différentes perspectives et compétences.
2. Sélectionnez des gens engagés avec qui vous aimez travailler et en qui vous avez confiance. Ça vous aidera à vouloir les garder informés adéquatement et à agir en toute transparence avec eux.
3. Mettez la barre haute sur vos attentes vis-à-vis des professionnel.le.s que vous allez recruter pour vous accompagner. Ça va stimuler leur engagement et les inviter à contribuer efficacement.
4. Pensez à créer une chimie entre les personnes qui se trouvent autour de la table. C’est de cette façon que vous amènerez vos réflexions plus loin et que leur apport sera maximisé.
5. Évitez de créer un conseil d’administration avec vos ami.e.s. C’est tentant au début, mais c’est un bon moyen de se priver de l’objectivité qui sera nécessaire dans la prise de décisions stratégiques futures.

Quelles sont les bonnes pratiques des rencontres d’un conseil d’administration ?

1. Nombre d’administrateurs et administratrices : entre 3 à 15, mais avoir un nombre impair afin que si un vote est serré, vous puissiez quand même avoir une majorité.
2. Le temps alloué pour une rencontre : entre 2 h et 3 h
3. La fréquence des rencontres : 4 à 6 / année. Ça peut être un peu plus s’il y a des enjeux à discuter qui surviennent entre les rencontres ou, encore, si la gouvernance et ses principes de base sont en train d’être mis en place.
4. L’ordre du jour : les dossiers stratégiques qui sont sous la responsabilité du conseil d’administration, c’est-à-dire qu’on ne va pas dans les détails opérationnels. On maintient la conversation à haut niveau dans le but d’obtenir l’avis du conseil sur des décisions importantes qui touchent les orientations de l’entreprise.
5. La tenue d’un huis-clos : Moment réservé afin que le conseil d’administration puisse valider certains éléments de la gouvernance en l’absence de l’équipe permanente et de la direction. Ce segment pourrait servir à trancher sur des questions aussi cruciales que la dissolution de l’organisation ou encore la mise à pied de la direction générale.
6. Les indicateurs et le mode de présentation : Avoir un tableau de bord uniforme pour la haute direction et le conseil d’administration allège beaucoup la préparation des rencontres. Il faut éviter le plus possible de toujours reconfigurer ce que l’on présente aux administrateurs et administratrices afin de simplifier le suivi.
7. L’envoi du matériel : Il est important de faire parvenir à votre conseil d’administration le contenu de la rencontre au moins une semaine à l’avance. De cette façon, vous évitez de lire une présentation et vous élevez les discussions à de vrais aspects stratégiques.
8. La création de comités Ad Hoc : Il est important d’impliquer certain.e.s administrateurs ou administratrices dans des dossiers plus spécifiques afin que des discussions détaillées aient lieu en amont des rencontres. Nous pensons, entre autres, à l’implication du trésorier pour tout ce qui touche aux finances de l’organisation.

Comment stimuler la participation d’entrepreneur.e.s à des conseils d’administration ?

Il faut mettre l’emphase sur le fait que c’est un excellent moyen d’apprendre comme dirigeant.e d’entreprise. Même si ça peut paraître comme un gros investissement en temps au début, ça devient payant par tous les apprentissages et la perspective que ça vous offrira sur vos propres décisions et la gouvernance de votre entreprise.

Les discussions ont été très riches, nous vous invitons donc à écouter ou visionner l’entrevue intégrale de cette édition des Mercredi Startup en format vidéo. Vous pourrez, entre autres, en apprendre plus sur l’évolution des conseils d’administration à travers les années et sur l’importance de la diversité et de l’inclusion à l’heure actuelle.

Les Mercredis Startup sont présentés en collaboration avec Cisco.