Innover dans vos événements : 4 trucs pour y parvenir

Notre plus récente édition des Mercredis Startup,  s’est déroulée durant l’événement Expo entrepreneurs, le plus grand rassemblement d’entrepreneurs du Québec, qui a eu lieu dans une édition en personne les 3 et 4 mai dernier. À cette occasion, nous avons rencontré trois passionnés d’événements qui ont généreusement partagé avec nous les meilleures pratiques du moment à ce sujet. Il s’agit de Nima Jalalvandi, fondateur et PDG d’Expo entrepreneurs, de Marilou Alie, gestionnaire marketing chez FANSLAB, une entreprise qui offre des expériences événementielles complètes ou hybrides en ligne et de Brudis Limar, directeur marketing au sein de l’équipe de Braindate, une plateforme web qui simplifie le partage de connaissances et les rencontres entre les participants d’un événement. Voici leurs conseils : 

1. Placer le participant au coeur de la planification événementielle

Lorsqu’il est question de réfléchir à la création d’un événement, les organisateurs doivent d’abord faire l’exercice de se mettre dans la peau des personnes qu’ils souhaitent rassembler. C’est de cette manière qu’ils pourront leur offrir la meilleure expérience possible. Le choix des outils technologiques ou de la formule de l’événement – présentiel, en mode hybride ou virtuel – va venir après.

2. Utiliser la technologie à bon escient

Il ne faut pas planifier un événement avec l’objectif d’élaborer la même expérience pour des participants en présentiel que pour des participants en virtuel. Il faudra plutôt leur créer des parcours différents. Les événements hybrides coûtent souvent cher à cause des implications technologiques et souffrent d’une réduction du niveau global de satisfaction des participants parce que chaque personne n’a pas réellement l’expérience qu’elle souhaite. 

L’utilisation du mode virtuel peut, quant à lui, être un bon moyen de réduire l’impact environnemental de la présence d’un conférencier international ou de participants qui proviennent de régions éloignées. Cela permet également d’enrayer certains freins liés à leur participation tels que le temps et les coûts liés aux déplacements.

3. Élaborer divers contenus pour augmenter le momentum de l’événement

Une autre tendance forte que l’on note dans le domaine événementiel consiste à créer des contenus diversifiés afin de rejoindre plus de monde et étirer l’étincelle créée par un rassemblement : podcasts, vidéos, questionnaires, jeux, etc.  Il s’agit d’élaborer un « pré » et un « post » événement pertinents. 

Ultimement, l’objectif est de voir naître des communautés autour d’un événement: un groupe de participants qui demeure engagé 365 jours / année. Pour une startup qui utilise cette stratégie événementielle, ça peut permettre d’aller chercher des revenus sur une plus longue période au lieu de seulement recueillir de l’argent lors d’un happening annuel. Comme les gens sont extrêmement sollicités et que c’est une approche qui demande des ressources en permanence pour en assurer le bon fonctionnement, c’est encore difficile à mettre en application.

4. Continuer de valoriser les vraies connexions humaines  

Ce que l’on réalise suivant la pandémie, c’est que les différentes formules d’événements permettent de varier l’expérience que l’on offre aux utilisateurs, mais si l’objectif est de créer un véritable sentiment d’appartenance et des rencontres décisives, rien n’égalera un contact humain bien senti entre deux personnes dans une même pièce. Il faut donc bien définir l’objectif de l’événement avant d’aller plus loin dans la démarche et ne pas penser que la technologie a réponse à tout. 

La rencontre qui a permis le partage de ces judicieux conseils n’aurait pas été possible sans la contribution de nos partenaires Cisco Designed et InfoBref. 

En attendant la prochaine édition, demeurez à l’affût des projets, opportunités et événements de Startup Montréal en demeurant bien connectés sur nos différents outils et plateformes.